Management de crise : la Charte d’équipe

Vous êtes affecté à un groupe de personnes alors que vous pensez n’avoir rien à y faire.
Vous avez été nommé « responsable » mais ne savez pas ce que vous devez faire et par où commencer.
Vous vous retrouvez à diriger une équipe qui patauge ou s’effondre, incapable de travailler de concert…

Si tel est le cas, il est alors grand temps de revenir à l’essentiel !

Bien que cela puisse paraître contre-intuitif, décalé ou même stupide devant la situation d’urgence que nous traversons, il peut néanmoins être utile de prendre le temps de (re)définir le cap et la mission d’équipes nouvellement créées pour gérer une crise qui manifestement va durer.

Aujourd’hui, plus encore qu’hier, du fait d’un changement brutal d’organisation et de craintes grandissantes menaçant la santé de chacun, pour réussir dans leur(s) mission(s) les équipes doivent comprendre pourquoi elles existent et de quelle façon elles doivent atteindre leurs objectifs.

Dans ce contexte la création d’une charte d’équipe peut aider à redonner du sens et de la cohérence à l’action.

La charte d’équipe

Une charte d’équipe est un document qui définit les objectifs généraux, les ressources et les contraintes de votre équipe.

Comment créer cette charte ?

S’il semble difficile en ces temps de confinement et de restrictions budgétaires de partir s’aérer à la campagne pour une séance de co-construction destinée à rapprocher les membres de l’équipe, il reste néanmoins important de se réserver un espace temporel suffisant permettant à l’équipe de travailler de façon ouverte et collaborative sur la définition de cette charte.

Pour cela, un manager devra guider les membres de l’équipe dans leur réflexion au travers de questions clés et « capturer » visuellement les réponses de chacun dans un tableau récapitulatif éventuellement virtuel.

Essayez, si possible, de faire tourner les rôles d’animation et de prise de notes au sein des différents membres de l’équipe.

Raison d’être de l’équipe :

• De quel type d’équipe s’agit-il exactement (une équipe projet, une équipe de management, une équipe de coordination,…) ?
• Pourquoi l’équipe existe-t-elle ?
• Quel « travail » doit elle réaliser ?
• Quels sujets doit-elle traiter ?
• Que doit-elle accomplir ?

Objectifs :

• Quels résultats spécifiques sont attendus de nos efforts ?
• Quels contraintes avons-nous (coût, qualité, rapidité, service, quantité, coordination, innovation,…) ?
• De quelle façon pouvons-nous mesurer cela ?

Organisation :

• A qui l’équipe doit-elle rendre des comptes ?
• Avec quels autres groupes / équipes doit-elle coopérer ?
• Que veulent ces autres équipes ?
• De quoi et en quoi ont-elles besoin de notre équipe ?

Rôles :

• Qui fait partie de l’équipe ?
• Quels apports chacun des membres doit-t-il avoir ?
• Y a-t-il des rôles spécifiques (par exemple : leader, facilitateur, etc… ) ?
• Y a-t-il des sous-groupes au sein de l’équipe ?
• Que nous demandent les sous-groupes ?

Processus :

• Quels processus utiliserons-nous pour faire ce travail d’équipe ? (Faites-en la liste, étape par étape.)
• À quelle fréquence nous réunirons-nous ?
• Qui détermine et gère notre agenda ?
• De quelle façon allons-nous nous connecter avec nos parties prenantes et autres sponsors ?

Prise de décision :

• Quelles décisions cette équipe doit-elle prendre ?
• Qu’est-ce qui est en dehors de notre périmètre ?
• Quel niveau de responsabilité décisionnelle avons-nous ?
• Quel processus de décision utiliserons-nous ?

Communication :

• Comment allons-nous communiquer entre nous et nous connecter aux autres au sein de l’organisation ?

Critères de fonctionnement :

• Qu’attendons-nous les uns des autres ?
• Comment allons-nous gérer les conflits ?
• Quelles sont les règles et/ou principes de fonctionnement de notre équipe ?

Une fois que vous avez abordé les sujets ci-dessus, désignez une personne ou un sous-groupe pour réaliser une synthèse des décisions prises par l’équipe en un seul document : la Charte d’Equipe.

• Affichez la charte d’équipe dans l’espace de travail physique s’il existe,
• Postez-la électroniquement dans l’espace de travail informatique qui vous est dédié et
• Faites-y régulièrement référence lors de réunions et de discussions,
• Encouragez votre équipe à la consulter régulièrement et

Assurez-vous régulièrement que vous atteignez les objectifs prévus.

Pour ce faire posez-vous régulièrement les questions suivantes :

• Notre travail reflète-t-il l’objectif assigné ? Restons-nous fidèles a l’objectif initial ?
• Répondons-nous aux besoins de notre équipe et aux attentes de nos parties prenantes ?
• Sommes-nous bien coordonnés avec ceux qui comptent sur le travail que nous réalisons ? Nos rôles sont-ils clairement définis et exécutés ?
• Prenons-nous bien en considération toutes les perspectives existantes ?
• Nos processus de travail sont-ils efficaces ? Sommes-nous fidèles à ce que nous avons convenu dans notre charte ? Pourquoi n’est-ce pas les cas ?
• Quels nouveaux processus pourraient nous aider à être plus efficaces ? Les décisions sont-elles prises avec efficience et efficacité ? Prenons-nous en compte la bonne quantité d’informations ?
• Quelles surprises ou frustrations avons-nous rencontrées ? Comment pourrions-nous procéder différemment ?
• Dans quelle mesure notre plan de communication fonctionne-t-il ? Nous y tenons-nous ?
• Quelles méthodes fonctionnent particulièrement bien ? Que faisons-nous moins bien ?
• Respectons-nous les règles que nous avons créées ? Nous aident-elles à atteindre nos objectifs ?
• De quelle façon pourrions-nous être meilleurs à l’avenir ?

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